Betriebsveranstaltung - steuerlich vorteilhaft nutzen

Betriebsveranstaltungen clever nutzen: So profitieren Sie steuerlich von gelungenen Firmenevents

Betriebsveranstaltungen sind nicht nur eine tolle Gelegenheit, das Team zu stärken und den Zusammenhalt zu fördern, sondern können auch steuerlich attraktiv gestaltet werden. Unternehmen, die die steuerlichen Spielregeln kennen, können dabei Kosten sparen und gleichzeitig ihren Mitarbeitern eine Freude machen. Doch worauf muss man achten, damit aus der Veranstaltung auch ein steuerlicher Vorteil wird?

Voraussetzungen: Wann eine Veranstaltung steuerlich interessant wird

Damit die Ausgaben für ein Firmenevent als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Betrieblicher Hintergrund

Die Betriebsveranstaltung muss aus einem betrieblichen Anlass stattfinden, etwa um das Team zu stärken, Erfolge zu feiern oder das Jahr ausklingen zu lassen. Private Veranstaltungen sind steuerlich nicht absetzbar. Zuwendung an die Mitarbeiter: Die Veranstaltung soll den Arbeitnehmern zugutekommen und beispielsweise das Betriebsklima verbessern oder die Teambildung fördern. 110 Euro pro Kopf – die magische Grenze. Für eine steuerliche Begünstigung gibt es eine wichtige Grenze: 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung. Bleiben die Kosten darunter, ist alles gut. Doch was passiert, wenn Sie die Grenze überschreiten?

Zu den Kosten, die zur Berechnung der 110-Euro-Grenze zählen, gehören:

• Raummiete für Veranstaltungsorte

• Bewirtungskosten, also Speisen und Getränke

• Unterhaltungskosten wie Musiker oder DJ

• Geschenke an Mitarbeiter, solange der Wert in die Freigrenze eingerechnet wird

• Wird die Freigrenze überschritten, wird der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das bedeutet, dass für diese Kosten Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Wie viele Betriebsveranstaltungen sind steuerlich erlaubt?

Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind steuerlich begünstigt. Diese Veranstaltungen sind bis zur Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter steuerfrei. Doch das heißt nicht, dass man nur zweimal im Jahr zusammenkommen darf.

Mehr als zwei Veranstaltungen? 

Kein Problem! Sie können natürlich mehr Firmenevents organisieren – ab der dritten Veranstaltung entfallen jedoch die steuerlichen Begünstigungen. Die Aufwendungen können zwar weiter als Betriebsausgaben abgesetzt werden, aber die Zuwendungen an die Mitarbeiter sind dann in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Wer darf teilnehmen? – Der Teilnehmerkreis

Damit die steuerliche Begünstigung für Betriebsveranstaltungen gewährt wird, muss die Veranstaltung grundsätzlich allen Mitarbeitenden offenstehen, ohne dass einzelne ausgeschlossen werden. Alternativ können auch abteilungsspezifische Veranstaltungen durchgeführt werden. Angehörige der Mitarbeitenden dürfen ebenfalls eingeladen werden, wobei die auf die betriebszugehörige Person und deren Angehörige entfallenden Gesamtkosten die steuerliche Freigrenze von 110 Euro pro teilnehmender betriebszugehöriger Person nicht überschreiten dürfen.

Dokumentation – Ihre Checkliste für den steuerlichen Nachweis

Eine ordentliche Dokumentation ist der Schlüssel zur Anerkennung der Veranstaltungskosten durch das Finanzamt. Diese Unterlagen sind unverzichtbar:

• Teilnehmerliste: Erstellen Sie eine Liste aller teilnehmenden Mitarbeiter und eventueller Begleitpersonen.

• Einladungen und Programme: Diese dienen als Nachweis für den betrieblichen Charakter der Veranstaltung.

• Rechnungen und Quittungen: Bewahren Sie alle Belege zu den Kosten der Veranstaltung sorgfältig auf.

• Kostenaufstellung: Erstellen Sie eine Übersicht über die Gesamtkosten und deren Aufteilung auf die Teilnehmer.

---

Fazit:

Betriebsveranstaltungen, die Freude bereiten und Steuern sparen.

Betriebsveranstaltungen bieten Unternehmen die Chance, das Team zu stärken und gleichzeitig steuerlich zu profitieren. Wer die Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter im Auge behält und die Dokumentationspflichten erfüllt, kann sich über steuerliche Vorteile freuen. Und auch wenn mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr anstehen, sind diese keineswegs steuerlich uninteressant – sie müssen lediglich anders behandelt werden.

---