Ab dem 1. Januar 2025 müssen sich Unternehmen in Deutschland auf eine wichtige Veränderung einstellen: Die E-Rechnung wird zur Pflicht.
Diese neue Regelung betrifft alle Unternehmen und öffentlichen Auftraggeber und soll die Digitalisierung vorantreiben und Geschäftsprozesse effizienter gestalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was genau hinter der E-Rechnungspflicht steckt, welche Vorteile sie mit sich bringt und wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereiten können.
Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Kopie einer Papierrechnung. Sie wird in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, das den Austausch und die Verarbeitung der Rechnungsdaten automatisiert. Genau wie bei einer herkömmlichen Rechnung müssen alle rechtlich vorgeschriebenen Informationen enthalten sein, darunter Datum, Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag. Im Gegensatz zu PDF-Dateien, die lediglich ein Abbild der Rechnung darstellen, ermöglicht die E-Rechnung eine direkte, automatisierte Verarbeitung und spart dadurch Zeit und Ressourcen.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft und betrifft alle B2B-Unternehmen (Business-to-Business), die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands für viele Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen von 2025 bis 2027 vorgesehen. Es ist daher zu empfehlen, sich frühzeitig auf diese Umstellung vorzubereiten, um spätere Komplikationen zu vermeiden.
Mit der richtigen Vorbereitung wird die Einführung der E-Rechnung für Ihr Unternehmen nicht nur eine gesetzliche Pflicht sein, sondern auch eine Chance, Prozesse zu optimieren und langfristig Kosten zu sparen.
Die Einführung wird in drei Schritten erfolgen
Schritt 1 | Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen können weiter versendet werden. Andere Formate (z.B. PDF) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. |
Schritt 2 | Ab 2027 sind Papier- und PDF Rechnungen nur zulässig, wenn der Rechnungssteller im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz hatte. |
Schritt 3 | Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten. |
Wie komme ich meiner Pflicht nach, ab dem Jahr 2025 E-Rechnungen zu empfangen?
Um E-Rechnungen zukünftig korrekt zu empfangen, teilen Sie Ihren Geschäftspartnern einfach eine entsprechende E-Mail-Adresse mit. Wir empfehlen, hierfür eine separate Adresse einzurichten (z. B. rechnungen@IhrUnternehmen.de), um eine klare Übersicht zu bewahren.
Leiten Sie die eingehenden E-Rechnungen anschließend über DATEV Upload Mail, DATEV Upload oder unser Kanzleiportal weiter. Dadurch werden sie GoBD-konform gespeichert und Sie erfüllen Ihre gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß den aktuellen Vorgaben.
Wenn Sie hierzu noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir gerne einen auf Ihre individuelle Situation zugeschnittenen, reibungslosen Prozess.
Mit welchem Programm kann ich E-Rechnungen lesen, wenn ich nicht Unternehmen Online nutze?
Die Finanzverwaltung bietet über Elster einen Service an um E-Rechnungen auszulesen (ELSTER)
Die meisten PDF-Reader werden eine Funktion anbieten um E-Rechnungen darstellbar zu machen. Bitte informieren Sie sich Online oder bei Ihren Softwarehersteller bzw. EDV-Partner über Ihre Möglichkeiten.
Mit welchem Programm schreibe ich E-Rechnungen?
UNSERE EMPFEHLUNGEN:
Unternehmen Online mit dem Modul Auftragswesen Next
Die E-Rechnungsplattform von Datev für kleine Unternehmen (DATEV E-Rechnung: digital und effizient)
Es gibt vielfältige weitere kostenlose Tools. Die meisten Rechnungsschreibungsprogramme werden eine entsprechende Funktion anbieten. Bitte informieren Sie sich Online oder bei Ihren Softwarehersteller bzw. EDV- Partner über Ihre Möglichkeiten.
Unternehmen Online ist eine cloudbasierte Lösung, die Sie dabei unterstützt, Ihre Buchhaltung und Verwaltung zu digitalisieren. In Verbindung mit dem Modul Auftragswesen Next bietet DATEV ein Tool, mit dem Sie E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben erstellen und versenden können. Die erstellten Rechnungen werden in Unternehmen Online gespeichert, sodass wir direkten Zugriff auf die Rechnungen zur Erstellung Ihrer Buchhaltung haben.
Warum wird die E-Rechnung zur Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere Ziele:
Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle, was die Steuertransparenz erhöht.
Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse sollen Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert werden.
Kostensenkung: E-Rechnungen sparen Druck-, Versand- und Lagerkosten.
Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier schont natürliche Ressourcen und reduziert den CO₂-Ausstoß.
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